Menu Luk

Referat af bestyrelsesmøde 26. november 2019

Referat af bestyrelsesmøde i Utterslevhøj Grundejerforening d. 26. november 2019 hos Henrik. 6. møde efter den ordinære generalforsamling.

Til stede: Katja Persson, Pil Zülow, Henrik Lystrup, Mikkel Wendelboe, Asger Kring (suppleant)

Fraværende: Maria Louise Flachs

Dagsorden:

1) Godkendelse af dagsorden

2) Status kasserer (v. Henrik)

3) Hjemmeside (status v. Asger)

4) Tilmelding elektronisk materiale (status på evt. løsning v. Mikkel)

5) Henvendelse vedr. Gåsestien og renhold/vedligehold af foreningens arealer generelt?

6) Glatførebekæmpelse (status v. Henrik)

7) Asfaltlap på Engsvinget

8) Formulering af opgave til advokat vedr. fordelingsnøgle etc.

9) Eventuelt

10) Næste bestyrelsesmøde

  1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

  • Status fra Kasserer

Der bliver brugt uforholdsmæssigt meget tid på at rykke de grundejere, der ikke betaler til tiden. Det er et tilbagevendende emne på vores bestyrelsesmøder.

Vi har pt. følgende udeståender: 3 x kontigenter, 1 x vejbidrag, 4 x fortovsgæld

Da Henrik har sat sit hus til salg, skal vi have en ny kasserer til bestyrelsen. Der er ikke nogen af de eksisterende medlemmer af bestyrelsen, der har de fornødne kompetencer til at løfte opgaven som kasserer.

  • Status på hjemmeside

Asger har lavet en kontaktformular på hjemmesiden, som medlemmerne kan bruge til at rette henvendelse til bestyrelsen. Kontaktformularen erstatter ikke mailen, men er ment som supplement.

  • Tilmelding elektronisk materiale

Vi sender snarest en generel mail ud til alle, der har oplyst deres mail, og informerer om at foreningen bliver mere og mere elektronisk.

Mikkel har udarbejdet en formular. Henrik og Mikkel sætter sig sammen og indlæser den email-liste, vi allerede har.

  • Skilte til stierne

Vi har modtaget tilbud på skilte til stierne. Det kommer til at koste i omegnen af 4.000 kr. pr. skilt. Der skal bruges to skilte pr. sti, dvs. kr. 8.000 for skilte pr. sti. Vi kommer ikke til at etablere skilte på stierne i dette regnskabsår, men det vil blive overvejet til næste år, afhængig af hvad der ellers kommer til at være af vedligeholdelsesopgaver.

  • Glatførebekæmpelse

Vores nuværende snerydningsfirma påtager sig også opgaven med snerydning af stierne.

  • Asfaltlap på Engsvinget

Vi har muligvis behov for et generelt tilsyn inden vinteren, så evt. huller ikke udvikler sig yderligere grundet frost mv. Henrik har taget kontakt til et firma for at få lappet huller på Engsvinget.

Vi afventer fortsat tilbud.

  • Formulering af opgave til advokat
    Maria, Henrik og Katja havde i søndags (24/11) et rigtig godt møde med Povl Hansen, der til lejligheden havde udarbejdet et længere notat, som vi kan bruge i forbindelse med eventuelle vedtægtsændringer omkring fordelingsnøgle ift. kontingenter.

Katja kigger ind i at formulere et udkast til vedtægterne samt følgebrev.

  • Eventuelt

Mikkel og Asger undersøger mulighederne for, at vi i bestyrelsen kan få en form for medlemdsdatabase. Vi holder et ekstra betyrelsesmøde for at diskutere emnet.

Vi har talt om, om der skal nedsættes et udvalg, der tager sig af vores grønne områder, og som refererer til bestyrelsen. Udvalget kan fx komme med indstillinger/forslag til tiltag, der koster penge, som bestyrelsen skal godkende, før de igangsættes.

Der bør også nedsættes et udvalg i forbindelse med klimaveje, der også refererer til bestyrelsen.

  1. Næste bestyrelsesmøde

Tirsdag d. 14. januar 2020 hos Katja, NB28A, kl. 19.00.

Dato til GF: onsdag d. 18. marts 2020

Dato til EGF: tirsdag d. 31. marts 2020

Fra tidligere møder/til kommende møder

  • Henrik forsøger at regne på, hvad budgettet skal være for fremtidig vedligehold af stier og veje.