Menu Luk

Referat af bestyrelsesmøde d. 19. februar 2020

Referat af bestyrelsesmøde i Utterslevhøj Grundejerforening d. 19. februar 2020 hos Mikkel. 8. møde efter den ordinære generalforsamling.

Til stede: Katja Persson, Henrik Lystrup, Mikkel Wendelboe, Maria Louise Flachs, Asger Kring (suppleant)

Fraværende: Pil Zülow

Dagsorden:

1) Godkendelse af dagsorden

2) Status kasserer (v. Henrik)

3) Vedtægter (v. Katja/alle)

4) Forberedelse til GF

5) Opfølgning på henvendelser fra ny hjemmeside (som Asger videresendte tidligere)

7) Eventuelt

8) Næste bestyrelsesmøde

  1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

  • Status fra Kasserer

Henrik har desværre ikke haft tid til at rykke og sende til inkasso, men planen er fortsat at skyldnere sendes til inkasso.

Vi har fortsat følgende udeståender:

2 x kontigenter

4 x fortovsgæld 2019 og 3 x fortovsgæld 2018

Derudover har vi et udestående med en grundejer, der ikke vil betale på trods af retsligt indgået forlig.

Ovenstående fordeler sig på samlet fire grundejere, hvoraf tre ønskes at sendes til inkasso.

Fra en grundejer har vi modtaget indbetaling på kr. 800. Vi regner med at det er kontingent for 2018. Der er dog ikke indbetalt rykkergebyrer.

  • Vedtægter

Udkast er revideret og endelig udgave vedlægges indkaldelse til GF.

  • Forberedelse GF

Lokalerne på Efterslægten er ikke ledige d. 18. marts, hvorfor vi rykker til d. 31. marts. Henrik hører, om vi kan låne lokalerne til ekstraordinær generalforsamling enten d. 15. eller 16. april.

Dagsorden er udarbejdet.

Indkaldelse etc. udsendes pr. mail til dem der har oplyst mailadresser.

Valg på GF

  • Maria er på valg og har valgt ikke at genopstille som formand.
  • Henrik er ikke på valg, men har valgt at stoppe som kasserer.
  • Mikkel er ikke på valg.
  • Pil er ikke på valg, men går på barsel i februar.

Vi har til GF brug for både formand, kasserer, bestyrelsesmedlem samt minimum én suppleant.

Der er udarbejdet tekst til ”hvervekampagne”, der lægges på Facebook.

  • Eventuelt

Maria har indhentet tilbud på udskiftning af én flise samt genopretning af ca. 4-5 meter af fortovet. Fortovet er blevet ødelagt ifm. nybyg på NB19. NB19 får mulighed for selv at indhente tilbud, ellers sendes regningen sendes videre.

  • Næste bestyrelsesmøde

Onsdag d. 18. marts 2020 hos Maria, HB19, kl. 19.00. Mødet bliver muligvis ½-1 time længere grundet forberedelse til GF.

Dato til GF: tirsdag d. 31. marts 2020

Dato til EGF: onsdag d. 15. april eller torsdag d. 16. april 2020

Fra tidligere møder/til kommende møder

  • Henrik forsøger at regne på, hvad budgettet skal være for fremtidig vedligehold af stier og veje.
  • Skilte til stierne – Vi har modtaget tilbud på skilte til stierne. Det kommer til at koste i omegnen af 4.000 kr. pr. skilt. Der skal bruges to skilte pr. sti, dvs. kr. 8.000 for skilte pr. sti. Vi kommer ikke til at etablere skilte på stierne i dette regnskabsår, men det vil blive overvejet til næste år, afhængig af hvad der ellers kommer til at være af vedligeholdelsesopgaver.
  • Asfaltlap på Engsvinget – Vi har muligvis behov for et generelt tilsyn inden vinteren, så evt. huller ikke udvikler sig yderligere grundet frost mv. Henrik har taget kontakt til et firma for at få lappet huller på Engsvinget. Vi afventer fortsat tilbud.
  • Mikkel har rundsendt et forslag til software til medlemsdatabase, som vi i bestyrelsen skal have kigget nærmere på. Vi holder et ekstra betyrelsesmøde for at diskutere emnet efter GF 2020.
  • Vi har talt om, om der skal nedsættes et udvalg, der tager sig af vores grønne områder, og som refererer til bestyrelsen. Udvalget kan fx komme med indstillinger/forslag til tiltag, der koster penge, som bestyrelsen skal godkende, før de igangsættes.
  • Der bør også nedsættes et udvalg i forbindelse med klimaveje, der også refererer til bestyrelsen.