Referat af bestyrelsesmøde i Utterslevhøj Grundejerforening d. 25. juni 2018 hos Pernille. 3. møde efter den ordinære generalforsamling.
Til stede: Maria Louise Flachs, Henrik Lystrup, Karsten Engsager, Trille Utzon-Frank, Katja Persson og Asger Kring (suppleant).
Fraværende: N/A
Dagsorden:
- Godkendelse af dagsorden
- Status fra kasserer
- Vejgennemgang (fiber) + tilbud for sti
- Håndtering af persondata
- Renhold
- Prioritering af opgaver i 2018
- Kick-off ny hjemmeside
- Eventuelt og næste møde (sted og tidspunkt)
1) Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2) Status fra kasserer
Alle penge for 2017 er inddraget J
Der er pt. et udestående på kr. 13.300 for 2018, men der er ikke udsendt rykkere endnu.
3) Vejgennemgang (fiber) + tilbud for sti
Lærkebakken bliver lavet i uge uge 26.
Mosesvinget 22A – der er gravet op i højre side af indkørslen, brostenene skal rettes til. Henrik beder Christian fra Petri & Haugsted om at kontakte grundejeren direkte.
Der er indhentet tilbud på natursti til Svanestien. Besparelsen ift. asfalt er minimal og næsten i underskud, når vedligehold af en natursti tages med i regnestykket.
Bestyrelsen for Vejlauget har besluttet at Svanestien bliver renoveret med asfalt.
4) Håndtering af persondata
Bestyrelsen har fået fremsendt skabelon til dokument omkring håndtering af persondata. Dokumentet er udfyldt og vil blive publiceret på foreningens hjemmeside, når denne er oppe at køre.
5) Renhold
Vi har fået mails vedr. tømning af skrald på Enemærket. Maria kontakter Allan for at høre, hvad vi gjorde førhen.
Ukrudt v. busstoppestedet Horsebakken-Nebbegårdsbakken + græsset ved kastanjetræet på Nebbegårdsbakken + bålet på Enemærket.
Henrik kontakter Ole og hører, om han kan håndtere disse områder. Hvis ikke Ole kan fjerne bålet, må vi bestille en container.
6) Prioritering af opgaver i 2018
- Hjemmeside
- Fordelingsnøgle (høringsmøde?)
- Offentlig/privat vej
- Bidrag til stier
- Hvor mange husstande er der pr. matrikel
- Klar definition af hvornår/hvem der skal betale kontingent
- Vedtægter (startes op i august)
- Udskille og tydeliggøre at ordensregler ikke er en del af vedtægter
- Afstemning + fuldmagt skal præciseres både for ordinær og ekstraordinær
- Ændring af rækkefølge på dagsorden
7) Kick-off hjemmeside
Asger er så småt begyndt at kigge på nyt layout til vores hjemmeside. Vi glæder os til at se mere efter sommer J
8) Eventuelt
Vi har fået afslag på ansøgningen om hjertestarter.
Nyt oplæg til honorering af bestyrelsesmedlemmernes arbejde:
Kr. 5.000 til hhv. formand og kasserer
Kr. 2.500 til andre medlemmer af bestyrelsen (pt. referent + næstformand + 1 medlem)
Total kr. 17.500
Næste bestyrelsesmøde
Hos Maria, Horsebakken 68, onsdag d. 29. august 2018 kl. 19.
Bestyrelsesmiddag inkl. påhæng
Trattoria Campo De Fiori, Søborg Hovedgade 12, lørdag d. 29. september kl. 19.