Menu Luk

Referat af Bestyrelsesmøde den 16. November

 

Referat af bestyrelsesmøde i Utterslevhøj Grundejerforening d. 16. november 2020 hos Henrik. 11. møde efter den ordinære generalforsamling.

Til stede: Katja Persson, Henrik Lystrup, Mikkel Wendelboe

Fraværende: N/A

Dagsorden:

1) Godkendelse af dagsorden

2) Status kasserer – Henrik

3) Løsning til lagring af dokumenter – Mikkel

4) Tilbud Gåsestien – Katja

5) Status Svanestien – Katja

6) Vintervedligehold – Henrik

7) Nøgle til skuret på Enemærket – Henrik

8) Status FRAK – Henrik/Katja

9) Skraldespande Enemærket – Katja

10) Nærboks – alle

11) Virtuel GF & bestyrelse 2021 – alle

12) Næste bestyrelsesmøde

  1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

  1. Status fra Kasserer
    Der er omdelt rykkere til seks husstande d.d. Udestående beløber sig til kr. 11. 688,79. Der er betalingsfrist d 1. december 2020.
  1. Løsning til lagring af dokumenter
    Mikkel har oprettet et Google Drive til bestyrelsens dokumenter. Tanken er at gå bort fra fysiske dokumenter og uploade alle dokumenter hertil, så alt er samlet ét sted. Dermed vil det også være nemmere for en ny bestyrelse at overtage.
  1. Tilbud Gåsestien
    Vi har modtaget ét tilbud vedr. renovering af Gåsestien. Vi afventer fortsat et tilbud. Bestyrelsen regner med at kunne iværksætte renovering af Gåsestien i forsommeren 2021. Ved denne renovering forsøger vi at have fokus på de til tider voldsomme regnskyl, der kommer og deraf afledning af regnvand.
  2. Status Svanestien
    Vi har bedt Københavns Kommune om at overtage Svanestien. Efter flere mails frem og tilbage har vi fået afslag, som er blevet sendt i høringssvar. Vi afventer fortsat at få svar på dette. KK er rykket 10/1, hvor svaret lød at de arbejdede på et svar, vi snarest ville modtage.
  3. Vintervedligehold
    Vi er ved at indgå aftale med Snevagten vedr. vintervedligehold. Vores tidligere leverandør opsagde aftalen ret pludseligt, hvorfor vi er på jagt efter en ny samarbejdspartner. Vi hælder mod en aftale, hvor vi betaler per gang og ikke en fastprisaftale. Grunden til dette skyldes vores forholdsvist lave udgifter de mange forgangne år. 

Foreningen kommer til at betale for vintervedligehold af stierne, hvor Vejlauget betaler for vintervedligehold af vejene.

  1. Nøgle til skuret på Enemærket
    Når vedligehold af vores områder 100% overgår til FRAK, vil bestyrelsen udskifte hængelåsene til skurene, da vi ikke længere har overblik over, hvem der har nøgle hertil. De nye nøgler skal være nøgler, der ikke kan kopieres.
  1. Status FRAK
    FRAK er i gang og har pt. været igennem Gåsestien, området ved Kastanjetræet og Uglestien (særskilt projekt).
  2. Skraldespande Enemærket
    FRAK sørger for løbende tømning af skraldespande ved Enemærket.
  3. Nærboks/pakkeboks
    Vi har fået en henvendelse fra Nærboks vedr. etablering af en pakkeboks. Umiddelbart siger vi i bestyrelsen ja tak til det, men vi skal have undersøgt forholdene omkring det nærmere før endelig afgørelse.
  4. Virtuel GF og bestyrelse 2021

Da det ikke har været muligt at afholde Generalforsamling 2020 grundet Corona, og bestyrelsen er blevet ret ”amputeret”, har vi tre tilbageværende bestyrelsesmedlemmer besluttet at køre videre med ”business as usual”. Det vil bl.a. sige at kontingent, rykkergebyr og ekstraordinær overførsel fra Grundejerforeningen til Vejlauget kører efter samme princip som vedtaget i 2019.

Da det ikke har været muligt at afholde GF, ser bestyrelsen for 2020 således ud: 

  • Katja har overtaget posten som formand fra Maria, der er gået på barsel. Katja varetager fortsat posten som sekretær frem til GF 2021
  • Henrik varetager fortsat posten som kasserer frem til GF 2021
  • Mikkel fortsætter som bestyrelsesmedlem frem til GF 2021

Bestyrelsen lægger op til at der i 2021 afholdes virtuelt enten via Teams eller Zoom, såfremt forsamlingsforbuddet fortsat begrænser fysisk fremmøde. Vi er nødt til at afholde GF i 2021, da vi ikke har afholdt GF i 2020.

Vi står igen i en situation i bestyrelsen, hvor det ikke længere er lysten, der driver værket. Derfor bliver vi nødt til at indhente tilbud på udlicitering af hele eller dele af bestyrelsesarbejdet, hvis ikke der er nye kræfter, der melder sig. 

Hvis vi bliver nødt til at betale os fra at have en bestyrelse/administration, må kontingentet hæves tilsvarende.

  1. Næste bestyrelsesmøde

Der afholdes ikke flere bestyrelsesmøder i 2020. Næste bestyrelsesmøde afholdes 21. januar 2021 kl. 19.00 hos Mikkel.

Vi har haft udfordringer med kontaktformularen på hjemmesiden, så vi beklager, hvis folk savner svar på deres henvendelser. Venligst send en mail til bestyrelsen@ugnyt.dk. Vi samler op på næste bestyrelsesmøde i januar 2021.

Fra tidligere møder/til kommende møder

  • Henrik forsøger at regne på, hvad budgettet skal være for fremtidig vedligehold af stier og veje.
  • Skilte til stierne – Vi har modtaget tilbud på skilte til stierne. Det kommer til at koste i omegnen af 4.000 kr. pr. skilt. Der skal bruges to skilte pr. sti, dvs. kr. 8.000 for skilte pr. sti. Vi kommer ikke til at etablere skilte på stierne i dette regnskabsår, men det vil blive overvejet til næste år, afhængig af hvad der ellers kommer til at være af vedligeholdelsesopgaver.
  • Der bør også nedsættes et udvalg i forbindelse med klimaveje, der også refererer til bestyrelsen. Povl Hansen og Rikke Milbak har startet et udvalg op.